Key Takeaways
De misvatting: "onderbezetting kost alleen wat overtime"
De meeste teams rekenen onderbezetting terug naar één getal: overuren of ingehuurde uren. Klinkt netjes, past in je budget, klaar. Maar de échte kosten zitten in wat je níét op je urenstaat ziet.
Het domino-effect van te weinig capaciteit:
Downtime-effect — backlog groeit, hersteltijden lopen op, escalaties nemen toe, en dat genereert nóg meer interrupt work
Contract-effect — SLA's worden structureel geraakt, service credits/boetes stapelen zich op, onderhandelingen worden harder
Klant-effect — betrouwbaarheid raakt reputatie én herhaalbusiness (contractverlenging + referenties)
Monteur-effect — meer "brandjeswerk" leidt tot hogere foutkans, meer frustratie, en hogere uitval
Dit zien we in de praktijk telkens bevestigd: onderbezetting is geen operationele irritatie. Het is een financiële risicofactor die zich vermenigvuldigt naarmate je hem negeert.
Nederlandse bedrijven verliezen volgens EMC-onderzoek gemiddeld 3,2 miljard euro per jaar door downtime en dataverlies. Gemiddeld hebben bedrijven 25 uur downtime per jaar — meer dan drie werkdagen. En dat is het gemiddelde. Bij liftbedrijven met structurele capaciteitsgaten ligt dat cijfer vaak hoger.
De drie kernkosten die onderbezetting altijd creëert
Kernkost #1 — Downtime (direct + indirect)
Downtime wordt vaak alleen gezien als "de lift staat stil". In werkelijkheid is downtime een bundel van kosten: verloren productieve uren, extra herstart-/onderzoektijd, faalkosten, en organisatie-overhead.
De Nederlandse realiteit: Een gemiddeld MKB-bedrijf verliest volgens Magnacura meer dan €40.000 per jaar aan inkomsten als gevolg van downtime. Voor liftservice vertaal je dit niet één-op-één naar productielijnen, maar het principe is hetzelfde: als herstel niet voorspelbaar is, groeit de rekening sneller dan je planning kan bijhouden.
Wat downtime écht kost in liftservice:
- Directe kosten: uren die niet gefactureerd worden, monteurs die wachten op onderdelen of info
- Indirecte kosten: backlog die groeit, preventief onderhoud dat schuift, extra dispatch-overhead
- Faalkosten: storingen die terugkomen omdat de eerste keer niet goed opgelost werd
- Reputatiekosten: klanten die hun perceptie aanpassen ("ze zijn altijd te druk")
En dat stapelt zich op. Eén storing die te lang duurt, creëert drie nieuwe urgente cases die dan óók te lang duren.
Kernkost #2 — SLA-/service credits (contractuele tik die blijft terugkomen)
In veel SLA's werkt het zo: bij het missen van servicelevels krijg je service credits — meestal een percentage van je maandfee. Dat is doorgaans expliciet opgezet als "pre-estimate of loss" (liquidated damages), niet als losse goodwill.
Belangrijk inzicht: service credits zijn vaak niet het grootste bedrag, maar ze zijn wél het signaal in je kwartaalgesprek: "jullie operatie is niet stabiel."
Wat dat betekent voor contractverlenging:
- Onderhandelingspositie verzwakt: klant weet dat jij structureel SLA's mist
- Prijsdruk neemt toe: "jullie leveren niet, dus willen we korting"
- Tenderkansen dalen: bij nieuwe contracten wordt je track record meegewogen
- Uitbreiding verdwijnt: klanten die twijfelen over betrouwbaarheid, gaan niet uitbreiden
Service credits zijn het signaal. Klantverlies is de rekening.
Kernkost #3 — Klantverlies (churn-risico + lagere renewal-waarde)
Betrouwbaarheid raakt reputatie, contractuele performance en repeat business — precies de factoren die bepalen of je verlengt, uitbreidt of juist verliest.
Klantverlies is zelden één moment. Het is een glijbaan:
- SLA-discussies ontstaan
- Escalatie-overleg wordt de norm
- Strengere eisen bij verlenging
- Prijsdruk en kortingen
- Tenderverlies bij volgende ronde
De Nederlandse context: Onderzoek van E-Storage toont aan dat reputatieschade en klantverlies vaak een grotere langetermijnimpact hebben dan directe omzetderving. Voor liftbedrijven die werken met langetermijncontracten is dit extra pijnlijk — één verloren contract kost je jaren aan omzet.
Scenario: "We komen 2 monteurs tekort" — wat kost dat écht?
We maken het concreet. Niet met heroïsche claims, maar met een rekenmodel dat je zelf kunt invullen.
Aanname (voorbeeld):
- Tekort: 2 monteurs
- Productieve inzet per monteur: 28–34 uur/week (reis/administratie/interrupts eraf)
- Periode: 12 weken (1 kwartaal)
- Gevolg: backlog groeit + SLA-breaches + uitloop preventief onderhoud
Kostentabel (voorbeeld + invulbaar)
KostenpostVariabeleFormuleVoorbeeld (invulbaar)Gemiste marge (niet uitgevoerd werk)gemiste uren × marge/uur(2 × uren/week × weken) × €/uur(2×32×12) × €55 = €42.240Extra triage/dispatch overheadextra tickets × min/ticket × €/uurtickets × (min/60) × €/uur240 × (8/60) × €45 = €7.200Service credits / SLAbreaches × credit per breach#breaches × €credit6 × €2.500 = €15.000Rework/faalkosten% rework × uren × €/uur(uren × %) × €/uur768 × 8% × €55 = €3.379Churn-risico (renewal)contractwaarde × kans€contract × %€250.000 × 5% = €12.500Totaal voorbeeld (indicatief)~€80.319
En dat is in één kwartaal. Niet omdat je "twee mensen mist", maar omdat je een systeem mist dat pieken opvangt.
Waarom deze kosten bijna altijd onderschat worden
Drie redenen waarom teams dit te laat zien:
1. Kosten zijn verspreid over afdelingen
Operations ziet: overuren, triage-overhead, backlog
Finance ziet: service credits, gemiste facturatie
Sales/Account ziet: lastige contractgesprekken, churn-risico
HR ziet: monteur-uitval, verzuim, frustratie
Niemand ziet het totaalplaatje — totdat het kwartaalgesprek wordt: "waarom verliezen we dit contract?"
2. Onderbezetting maskeert zich als "drukte"
"We zijn gewoon druk" klinkt als een goed teken. Totdat SLA's structureel schuiven. Dan is het geen drukte meer — het is een capaciteitsprobleem dat zich voordoet als operationele chaos.
3. Interrupt work groeit niet lineair
Meer storingen → meer switching tussen taken → minder output per uur → nóg meer storingen die blijven liggen. Het systeem eet zichzelf op.
En ondertussen branden je beste mensen op. Dat is misschien wel de duurste post op lange termijn — omdat het je toekomstige capaciteit sloopt.
De oplossing: flexibele capaciteitsplanning (CaaS) i.p.v. werven & hopen
Werven is waardevol, maar het is traag. Onderbezetting is nu. En "nu" betekent: klanten die je beoordelen op deze maand, dit kwartaal, dit contract.
Daarom is Capacity-as-a-Service geen "flex-schil". Het is een operating model waarmee je:
✅ Binnen 14 dagen inzetbare capaciteit toevoegt (niet: maanden later misschien)
✅ Skills testbaar maakt (EP-profielen, match op werktypes)
✅ Vervanging als proces organiseert (binnen 48 uur gegarandeerd)
✅ Pieken opvangt zonder vaste kosten te laten exploderen
Het verschil met traditionele flex: CaaS maakt capaciteit stuurbaar. Je plant niet op "mensen", maar op skills × beschikbaarheid × urgentie × contractimpact.
Praktijk-voorbeeld:
Een liftbedrijf met 2 monteurs tekort kiest voor CaaS:
- Week 1: capaciteitsvraag gedefinieerd (skills, regio, urgentie)
- Week 2: 2 getest monteurs inzetbaar (via 6-week voortraject, dus geen risico)
- Week 3-12: backlog daalt, SLA's stabiliseren, preventief onderhoud loopt weer op schema
- Resultaat: €80k aan verborgen kosten vermeden, plus contractverlenging van €250k veiliggesteld
Praktische quick check (voor Service + Contractmanagement)
Als één van deze situaties wekelijks terugkomt, is dit geen "drukte" meer — dit is structurele onderbezetting:
☐ SLA's worden structureel gemist op responstijd of hersteltijd
☐ Preventief onderhoud schuift door naar "als er tijd is"
☐ Backlog groeit ondanks extra inzet / overtime
☐ Contractgesprekken gaan vaker over escalaties dan over uitbreiding
☐ Je planners sturen vooral op brandjes, niet op flow
☐ Monteurs geven aan dat ze constant in reactieve modus zitten
☐ Klanten vragen vaker naar "wanneer komt dit af?" in plaats van "kunnen jullie meer doen?"
Als je 3 of meer herkent: de verborgen kosten lopen al op. Tijd om capaciteit meetbaar en stuurbaar te maken.
Wat je vandaag al kunt doen (zonder je hele systeem om te gooien)
Stap 1: Maak de kosten zichtbaar
Gebruik de kostentabel hierboven. Vul je eigen cijfers in:
- Hoeveel monteurs kom je structureel tekort?
- Wat is je gemiste marge per uur?
- Hoeveel SLA-breaches heb je per maand?
- Wat is je gemiddelde service credit?
- Wat is de waarde van één verloren contract?
Resultaat: Een hard getal dat je kunt delen met directie en finance.
Stap 2: Identificeer je capaciteitsgat
Niet: "we hebben 2 FTE te weinig"
Wel: "we missen 160 uur/maand in regio Zuid, met multi-merk expertise en focus op storing + preventief"
Stap 3: Bouw een bufferlogica
Wie vangt pieken op? Hoe snel kun je vervangen bij uitval? Wat is je plan als één monteur ziek wordt?
Stap 4: Test schaalbare capaciteit
Start met een pilot: één capaciteitsgat, één regio, 8-12 weken. Meet het verschil in SLA-performance, backlog en contractgesprekken.
CaaS maakt capaciteit voorspelbaar. En voorspelbaarheid voorkomt dat kleine gaten grote kostenposten worden.
ROI Calculator: maak het hard richting directie
Wil je dit hard maken richting directie? De LYFD ROI Calculator laat je in 10 minuten zien wat onderbezetting écht kost — en wanneer extra (schaalbare) capaciteit direct positief rendeert.
Wat je krijgt:
- Invulbare kostentabel (gemiste marge, service credits, churn-risico)
- Scenario-vergelijking: werven vs. CaaS vs. niets doen
- Break-even analyse: wanneer loont schaalbare capaciteit?
- Directie-ready presentatie met harde cijfers
Waarom liftbedrijven met schaalbare capaciteit sneller groeien
LYFD levert getest vakmanschap — monteurs die een 6-week selectieproces doorlopen, inzetbaar binnen 14 dagen, met vervanging binnen 48 uur. Ondersteund door software die planning, matching en voortgang voorspelbaar maakt.
Het resultaat voor liftbedrijven:
- SLA-performance stabiliseert — minder service credits, betere contractgesprekken
- Backlog daalt structureel — preventief onderhoud loopt weer op schema
- Contractverlengingen verbeteren — betrouwbaarheid wordt concurrentievoordeel
- Groei wordt mogelijk — je zegt "ja" tegen nieuwe contracten zonder capaciteitsrisico
LYFD in 2025:
- 60+ liftmonteurs geplaatst in één jaar
- 80% retentie na 12 maanden
- 16 monteurs voor één klant in 9 maanden
- Vervanging binnen 48 uur gegarandeerd
- Inzetbaar binnen 14 dagen standaard
Capaciteit wordt niet langer een rem op groei — het wordt meetbaar, stuurbaar, en schaalbaar.